メール処理が集中したときの対処法について

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僕はコミックマーケット関連の仕事をしているのですが、年末イベント前になるとメールが集中してしまいます。

多いときは1日100件以上のメールを送受信しているおかげで、自然と大量のメール処理に関するスキルを磨くことが出来ました(笑)本当に感謝です。

今回の記事ではそういった経験を生かして、メール処理ノウハウについてシェアさせて貰おうと思います。

 

メールはスタッフ間で共有出来る環境をつくる

 

 

大量のメール処理を行うため、スタッフ間でメール送受信の空間を共有できる「サイボウズメールワイズ」などのツール利用がお奨めです。

自分一人だとどうしてもモレが出やすいいので、複数人でチェック出来る安心感は大きいです。

その他、スタッフ間の連携もスムーズになったり、業務負荷が下がります。

(最初僕はGmailを利用していましたが、すぐに処理がパンクしてしまいました)

 

効果:

・処理モレがなくなる
・スタッフ間の連携がスムーズになる

 

 

受信メールには注釈・タグ付けを行い、全体像を把握してから処理を進める

 

未処理メールがボックスに増えていくとストレスの原因になります。そんなときはメールタイトルに注釈をつけると効率が大きく上がります。

注釈にはそのメールがどのような内容なのかを簡単に書き込んでいきます。

忙しい時にかかえているタスクを紙に書き出すことをしたことはありますか?この方法はそういった効果に似ているところがあります。

現在受信しているメールの全体像を把握することで効率良く処理することが出来て、先方からの催促メールが来なくなるようになります。

 

効果:

・優先順位が明確になる
・先方からの催促メールが来なくなる

テンプレートをなるべく多く作成して有効活用する

 

地味ですが効果のあるのがテンプレートの整備です。メールのほとんどがテンプレで処理出来てしまいます。

あらゆるシーンを想定してテンプレートを準備し、入力数を減らしてください。

メールがLINEやFacebookメッセンジャーに比べて優れているのはテンプレートが利用できるだと思います。

自分に関して言うと、仕事のメール処理に関して100種類以上のテンプレートを用意していて、常に内容を更新しています。

実際に利用するのはそのうち20%ぐらいなのですが。

 

効果:入力数が減らせるので疲れない

補足:テンプレートは都度改変して良く、状況に応じた内容で送付する

 

 

 

まとめ

 

本記事では、忙しいときのメール処理について心がけていることをまとめてみました。

メールは意外に人柄が出るツールだと思っていて、誠実に内容を送付することが一番だと思います。

一方で忙しくなってくるとそうもいかなくなりますので、クオリティ維持のためにも効率化を進めていくことが必要になります。

もしお役に立てる内容がありましたら、実践してみてくださいね。

 

 

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